fbpx

Praca online od podstaw

W 2020 roku pełny home office interesował jednego na ośmiu zatrudnionych – obecnie wybiera go prawie jeden na czterech. Sposób organizacji pracy, który na początku pandemii uchodził za rozwiązanie doraźne, zadomowił się w zawodowej codzienności. Statystyki Eurofound wskazują, że grupa osób decydujących się na całkowitą pracę zdalną systematycznie rośnie, a ponad połowa preferuje układ hybrydowy, łączący obecność w biurze z obowiązkami wykonywanymi w domu. Na uwagę zasługuje fakt, że opinie kobiet i mężczyzn w tej sprawie niemal się pokrywają. Zmiana nastawienia wobec pracy uruchamia kolejne przeobrażenia. Gdy „dojazd do biura” sprowadza się do przejścia kilku metrów z kuchni do miejsca pracy, a „zebranie w sali konferencyjnej” przybiera formę linku do wideopołączenia, kompetencje znane z tradycyjnego środowiska zawodowego muszą współgrać z biegłością w przestrzeni cyfrowej. Przewagę zyskują osoby, które sprawnie korzystają z narzędzi online – komunikatorów, aplikacji wspierających prowadzenie projektów oraz platform przeznaczonych do zespołowej współpracy. Które z tych rozwiązań powinny znaleźć się w zestawie umiejętności na początku drogi zawodowej?

Sprawna komunikacja w zespole pracującym zdalnie

Sprawny przepływ informacji działa w firmie jak układ krążenia, a w zespołach rozproszonych, połączonych siecią zamiast jednym biurem, jego rola rośnie w szybkim tempie. Gdy znika możliwość krótkiej rozmowy przy stanowisku pracy, cyfrowe rozwiązania przejmują funkcję wspólnego miejsca spotkań. Slack oraz Microsoft Teams dawno przestały pełnić rolę tylko komunikatorów. Te platformy pomagają układać dyskusje w wątki tematyczne, zbierać wiedzę w jednym repozytorium i zmniejszać natężenie służbowej korespondencji mailowej. Kontakty na żywo w codziennych zadaniach wspierają też aplikacje do wideokonferencji – między innymi Zoom oraz Google Meet. Sprawne korzystanie z ich możliwości, od udostępniania ekranu po tworzenie pokoi do pracy w mniejszych grupach, uchodzi dziś za naturalny składnik warsztatu pracownika.

Profesjonalne funkcjonowanie w środowisku zdalnym zaczyna się od pewnej obsługi programów, a nabiera rozpędu dzięki dojrzałym nawykom związanym z ich stosowaniem. To praktyka przesądza o jakości współdziałania – od rozsądnego ustawiania swojej dyspozycyjności, przez uciszanie alertów w czasie koncentracji, po respektowanie reguł netykiety. Włączona kamera, użycie sygnału „podniesionej ręki” zamiast przerywania oraz zwięzłe komunikaty okazują szacunek dla czasu innych i pozwalają zespołowi pracować bez zakłóceń, nawet gdy każdy wykonuje obowiązki w innym miejscu.

Systemy wspierające prowadzenie projektów

Zarządzanie zespołem rozsianym po wielu miejscach – nieraz także po różnych strefach czasowych – wymaga dobrej organizacji i sprawnej logistyki. Żeby uporządkować działania oraz dać wszystkim stały podgląd postępu, przedsiębiorstwa sięgają po systemy do prowadzenia projektów. Na rynku funkcjonuje kilka narzędzi, które zyskały rozgłos dzięki praktycznym możliwościom:

  • Trello – bazuje na nieskomplikowanych tablicach kanban. Obsługa nie sprawia trudności, układ pozostaje czytelny, a rozwiązanie pasuje do codziennego prowadzenia mniejszych zadań i projektów.

  • Asana – narzędzie bardziej rozbudowane, pozwala układać harmonogram na osi czasu oraz wiązać zadania zależnościami. Nadaje się do przedsięwzięć, które wymagają precyzyjnego planu.

  • Jira – na początku tworzona z myślą o programistach, obecnie wykorzystywana także w marketingu, HR oraz przy większych projektach. Ułatwia pracę z rozbudowanymi procesami i sprintami.

  • ClickUp – promuje podejście „wszystko w jednym miejscu”. Łączy zadania, dokumenty i cele w jednej przestrzeni, zapewniając szeroki zakres ustawień dopasowanych do potrzeb zespołu.

Takie narzędzia dają każdej osobie jasność, jakie zadania należy wykonać i w jakim terminie. Tablice pokazują etap prac, kalendarze przypominają o zbliżających się terminach, a raporty pozwalają szybko spojrzeć na projekt w całości. W efekcie znika chaos informacyjny, a ciągłe pytania o status przestają być potrzebne.

Dokumenty w chmurze w codziennej współpracy

Jeszcze kilka lat temu po firmach krążyły całe stosy odmian tego samego dokumentu, a skrzynki mailowe uginały się pod ciężarem załączników. Dziś ten bałagan stopniowo znika z codzienności. Współczesny model pracy coraz częściej opiera się na chmurowych pakietach biurowych, które umożliwiają równoczesną edycję jednego pliku przez kilka osób – bez względu na to, czy pracują pod jednym adresem, czy dzielą je tysiące kilometrów. Rynek zdominowały dwa ekosystemy: Google Workspace (wcześniej G Suite) oraz Microsoft 365. Po stronie Google znajdują się między innymi Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, od startu projektowane z myślą o współpracy online – ich mocną stroną pozostaje prostota oraz płynna praca w przeglądarce. Microsoft 365 oferuje z kolei dobrze znany zestaw Word, Excel i PowerPoint, uzupełniony o inne rozwiązania chmurowe. Dzięki OneDrive i SharePoint da się bezpiecznie udostępniać pliki oraz pracować nad nimi równolegle, w czasie rzeczywistym.

Mimo wyraźnych różnic oba systemy w praktyce opierają się na podobnym podejściu. Na pierwszy plan wysuwają się trzy funkcje:

  • wspólna praca nad dokumentem w czasie rzeczywistym,

  • komentowanie i proponowanie poprawek bez naruszania głównej treści,

  • pełny rejestr zmian wraz z opcją powrotu do wcześniejszej wersji.

Te rozwiązania zdejmują z zespołów ciężar plików nazwanych w stylu „wersja_v5_final_poprawki.docx” i porządkują współpracę. Dla pracowników znajomość tych mechanizmów przestaje oznaczać samą wygodę – stanowi czytelny znak cyfrowej dojrzałości oraz umiejętność, której pracodawcy wymagają znacznie częściej.

Narzędzia porządkujące czas pracy

Praca poza siedzibą firmy daje dużą swobodę, lecz jednocześnie stawia wysokie wymagania w zakresie samokontroli. Gdy znika narzucony rytm dnia i biurowy zegar, łatwo utracić orientację w czasie oraz hierarchii zadań. W realiach pracy zdalnej i hybrydowej aplikacje do planowania pełnią rolę cyfrowego drogowskazu, który pomaga zachować porządek. Wspólne kalendarze – Google Calendar oraz Outlook – umożliwiają planowanie dnia, sygnalizowanie zespołowi swojej dostępności, umawianie spotkań bez długiej korespondencji mailowej oraz zarządzanie wspólnymi zasobami.

Równolegle rośnie znaczenie narzędzi do indywidualnego porządkowania obowiązków. Todoist oraz Evernote wspierają układanie list zadań, zapisywanie pomysłów i ustalanie priorytetów. Notion natomiast zyskuje reputację wszechstronnego centrum pracy – integruje notatki, bazy danych, harmonogramy oraz planowanie projektów w jednej przestrzeni roboczej. Sprawne posługiwanie się tymi rozwiązaniami stanowi dla przełożonego jasny sygnał, że ma przed sobą osobę zdolną doprowadzić zadania do finału, a przy tym świadomie wyznaczającą granice między pracą a czasem prywatnym.

Bezpieczeństwo cyfrowe w pracy na odległość

Rosnąca skala pracy zdalnej sprawiła, że cyberbezpieczeństwo znalazło się wysoko na liście priorytetów wielu organizacji. Osoba łącząca się z firmowymi zasobami na odległość staje się elementem łańcucha ochrony danych, więc znajomość podstawowych zasad bezpieczeństwa cyfrowego nabiera dziś szczególnej wagi. Kłopot polega na tym, że wśród użytkowników internetu ta świadomość wciąż pozostaje niewystarczająca. Z badania Certyfikaty SSL w polskim internecie wynika, że większość internautów zwraca uwagę na ikonę kłódki w pasku adresu przeglądarki, jednak 22% całkowicie ją pomija, a 14% nie potrafi wyjaśnić, co tak naprawdę oznacza. Taka luka w wiedzy ułatwia działanie oszustom – wystarczy fałszywy odnośnik, po którym pracownik wpisuje dane logowania na spreparowanej stronie i w ten sposób przekazuje dostęp do firmowej bazy osobom nieuprawnionym.

Z tego powodu pracownicy powinni znać oraz stosować podstawowe rozwiązania ochronne – od wzmocnionych metod logowania po rozsądne podejście do haseł. Jednym z narzędzi wykorzystywanych przy pracy na odległość jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), zapewniające dodatkową warstwę zabezpieczeń podczas logowania. W praktyce oznacza to konieczność podania, oprócz hasła, jednorazowego kodu z aplikacji w telefonie albo z wiadomości SMS. Równie przydatnym nawykiem okazuje się korzystanie z menedżerów haseł, na przykład Bitwarden lub 1Password. Takie programy tworzą i przechowują złożone, unikatowe hasła, ograniczając ryzyko używania tych samych danych w wielu usługach.

Hasła oraz dodatkowe kody dostępu działają niczym mocne zabezpieczenia drzwi. Trzeba jednak dopilnować, żeby nie pozostawiać ich „otwartych” na własne życzenie. Pracodawcy akcentują zatem potrzebę wyraźnego rozdzielenia sfery prywatnej od zawodowej – osobne konta, osobny sprzęt oraz rezygnacja z logowania do prywatnych serwisów na urządzeniach firmowych stanowią prostą praktykę, która wyraźnie zmniejsza ryzyko wycieku danych.

Obecność w sieci jako atut w karierze

Rynek pracy przesunął się do sieci, a wraz z nim proces rekrutacji oraz zdobywania zleceń. Szczególnie mocno widać to w zawodach, które dobrze odnajdują się w modelu zdalnym albo hybrydowym – programiści, graficy, copywriterzy oraz freelancerzy budują swoją pozycję głównie online. W takim środowisku o zawodowym odbiorze decydują narzędzia internetowe – pełnią rolę cyfrowej wizytówki, od której zaczyna się kontakt z pracodawcą albo przyszłym współpracownikiem.

Budowanie marki osobistej zwykle zaczyna się od założenia własnej strony www – gdy ktoś sprawdza ofertę, najpierw sięga po wyszukiwarkę. Strona daje przestrzeń na interaktywne CV, portfolio realizacji oraz case studies, a także na ekspercki blog. Taka wizytówka działa przez całą dobę i zapewnia pełną kontrolę nad treściami, które trafiają do odbiorcy. Sam start nie sprawia dziś trudności – pomagają narzędzia do wyszukiwania oraz rejestracji domen, na przykład dotisto.pl. Serwis pozwala sprawdzić dostępność adresów i wybrać wariant najlepiej dopasowany do nazwiska, marki albo zawodowej specjalizacji.

Własna witryna nie stanowi jednak jedynej drogi na początek. Równie dobrym rozwiązaniem okazują się proste, przyjazne narzędzia wspierające profesjonalny wizerunek, na przykład:

  • LinkedIn – profil pełniący funkcję cyfrowego CV oraz sieci kontaktów, który pokazuje doświadczenie, aktywność i rekomendacje.

  • Behance – przestrzeń dla branż kreatywnych, w której graficy, projektanci oraz fotografowie prezentują portfolio w profesjonalnej formie.

  • GitHub – repozytorium kodu oraz projektów open source, dzięki któremu programiści potwierdzają umiejętności w praktyce.

  • Newslettery i blogi – kanały dzielenia się wiedzą, pomagające wzmacniać ekspercki wizerunek oraz docierać do nowych odbiorców.

Takie rozwiązania pozwalają kandydatowi zbudować w internecie własną „scenę” i zadbać o to, żeby pierwsze wrażenie pracowało na jego korzyść.

Skuteczność rodzi się w zespole

Narzędzia cyfrowe spowszedniały tak samo jak telefon oraz e-mail i na trwałe zagościły w realiach pracy. Pomagają układać zadania, usprawniają wymianę informacji i umożliwiają współpracę na dystans, jednak dopiero zestawione z kompetencjami ludzi budują środowisko, które funkcjonuje bez zgrzytów. Doświadczenie pracy zdalnej udowodniło, że o efektywności nie przesądza wyłącznie obsługa aplikacji. Równie mocno liczy się dojrzałość w planowaniu własnych działań, uważność w relacjach oraz zdolność działania w zespole. Najważniejszy pozostaje człowiek i jego umiejętność nadawania pracy znaczenia – bez względu na to, skąd realizuje swoje obowiązki.

Źródła:

Więcej aktualności

Wysoki kontrast
Rozmiar czcionki